Expert opinion
專家觀點
2022-06-10非營利組織運作的關鍵成功因素
作者：REC&PCC執行董事/兩岸知名人力資源專家黃至堯博士(兼任影響力基金會執行長)
ESG（Environmental, social and governance）近年快速冒起，成為市場的主流策略。 其實聯合國（UN）早在 2005 年便提出 ESG 概念，美國市值前 3000 大公司，ESG 評分愈高越得到投資人的信任，受金融危機波及愈小，有越來越多的企業將ESG納入其營運準則。最近有幾位學生跟企業主找我討論基金會運作模式，轉眼間教育基金會成立有四年多的時間，前後舉辦不下百場的公益課程及活動，協助青年學生增加職場競爭力，有近萬人參與。我個人認為，運營非營利組織有以下關鍵問題，值得大家深思。
1.首先要決定的是董事會
董事會對基金會來說非常關鍵，董事會的成員決定了基金會的高度與策略方向，有名望、有影響力的人不會隨便擔任董事，重點在於董事會成員必須認同基金會的理念，同時具備協助基金會發展的熱情與資源。
2.其次是執行團隊
經濟共用時代，執行團隊分內部與外部，內部團隊主要是依據基金會宗旨與董事會策略方式進行企劃，基於成本考量人員宜精不宜多，著重在“項目管理”、計畫與溝通能力，其次就是穩定度。如果預算足夠，再配置一位元行銷就更完美了。外部團隊，會因應不同項目尋找不同領域專家合作，我最看中的是專業度與熱誠，通過專案配合建立默契，並持續針對內容優化共同成長。提醒大家選定外部團隊一定要有備案，做最好準備也要有最壞打算。
1.明確專案動機
專案失敗的主因經常是主事者（專案贊助者/專案發起者）本身不清楚為何而做，項目團隊自然更不明白為何而戰。簡單說，若沒有明確的項目動機，根本就無需耗費資源進行後續的項目規畫工作。
2.認清所處位置
有了明確方向後，務必先厘清自身所處的位置，可從內部現況、外部環境，及盤點內外部可運用資源（包括人力、財力、物力...等），就主客觀因素分析此項目之機會與風險，換言之，若是進行此項目弊大於利，項目可就此結束，省下很多資源，投入到其他必要的項目中。
3.設立目標範疇
只要認清內外局勢，結合專案動機，設立明確的專案目標與範疇，才不至於因目標不夠務實而無法達成，或是訂定了輕而易舉即可達成的目標，而大費周章做了沒必要浪費資源的專案。
4.找出關鍵因素
任何的物品，一定有其最為關鍵的本質，目標亦然，可透過資訊的收集、團隊的討論與分析工具的運用來尋求項目之關鍵成功因素，以作為工作計畫之重點。
5.建立團隊共識
由於專案是暫時性的，專案組織通常是依據實際需求臨時組成，因此建立共識是專案成功與否的至要關鍵之一，開始可藉由召開共識會議認識彼此，取得基本共識，並建制共同專案規則及溝通管道，以確保專案順利運行。
6.制定工作計畫
專案團隊依據專案目標與關鍵成功因素所達成之共識，一同展開為達目標之全面性工作計畫（即使沒有參與制定工作計畫者，亦須有工作計畫即是共識之認知，因此確認計畫前的溝通與瞭解非常重要），各個工作專案皆需由擔當者承諾工作與時程。
7.執行監控計畫
最後，就是要照表操課，落實執行工作計畫，並定期檢視結果與目標之差距，再針對差距進行即時調整。只要你能按部就班確實的做到上述7個步驟，相信你的負責專案成功自然是水到渠成。
Agnes 老師的專業分享獲得學員一致好評，接下來將針對公益團體及基金會專門設計一套馬上學、馬上練、馬上用的“專案管理工作坊”，邀請更多非營利組織一同學習交流，將專案管理運用在各式各樣的公益活動，靈活組織內外部團隊進行合作，資源互通共用，以達到資源最大化。
影響力講堂、職涯領航員、學涯領航員、偏鄉教育等等在設計之初就已考慮線上模式，以我本身的公益分享為例，就有來自上海、廣州、北京、香港、臺灣、美國學員參加；上個月舉辦的學涯領航員冬令營，也有超過30所高中的學生線上參與，線上作業打破地域限制，讓更多人有機會參與公益課程。
線上課程設計可分前、中、後三階段思考，線上課程要考慮的點很多，事前準備工作一定要做足。
課前 先確認模式為單向、雙向或多向，除了備妥簡報與影片外，互動設計要熟悉線上軟體並事先安排課程中的互動學員。課前的各種線上測試就如同現下場布特別重要，課前一定要反覆找問題，不然問題就會出現在課堂中。
課中 就得靠主講者的特色與工作團隊搭配默契很重要，需要有助手隨時在群裡即時回應學員，提供教材包也是一種很好的教學手法。另外要記得讓學員連麥分享，這些環節都得在上課前先做好模擬下足功夫。
課後 如果有建群最好能夠在群裡總結學習重點，並分享PPT和照片。學員的回饋問卷設計與方式也要做好安排，每次課程結束務必跟專案團隊進行檢討，累積經驗，確保下一梯次不會再有相同的錯誤。
ESG（Environmental, social and governance）近年快速冒起，成為市場的主流策略。 其實聯合國（UN）早在 2005 年便提出 ESG 概念，美國市值前 3000 大公司，ESG 評分愈高越得到投資人的信任，受金融危機波及愈小，有越來越多的企業將ESG納入其營運準則。最近有幾位學生跟企業主找我討論基金會運作模式，轉眼間教育基金會成立有四年多的時間，前後舉辦不下百場的公益課程及活動，協助青年學生增加職場競爭力，有近萬人參與。我個人認為，運營非營利組織有以下關鍵問題，值得大家深思。
Q1：成立的宗旨？
這個問題非常重要一定要思考清楚，就好比企業的核心價值，除了明確定位與經營範疇外，也決定了未來的發展方向。若是運作型基金會（非贊助型基金會）更須考量如何發揮自己的強項並與現有資源進行整合，才更能發揮影響力。以影響力教育基金會為例，我們深信教育可以改變人生，因此專注於職能教育與職涯發展，為年輕學子找方向，增強未來職場競爭力！Q2：資金從哪裡來？
成立初期基金會的初始資金一定不是問題，不然也就不會成立了，然而成立之後如何能夠持續的自給自足就成為一大挑戰，因此即便是“非營利”組織，仍舊需要有維生的商業模式。無論是募款餐會、善心人士的捐助、執行政府或企業的專案或是通過部分收費服務等等，上述這些模式都要隨市場狀況隨時進行調整，並且與時俱進才不會被淘汰。Q3：團隊如何組建？
團隊組建分兩個部分1.首先要決定的是董事會
董事會對基金會來說非常關鍵，董事會的成員決定了基金會的高度與策略方向，有名望、有影響力的人不會隨便擔任董事，重點在於董事會成員必須認同基金會的理念，同時具備協助基金會發展的熱情與資源。
2.其次是執行團隊
經濟共用時代，執行團隊分內部與外部，內部團隊主要是依據基金會宗旨與董事會策略方式進行企劃，基於成本考量人員宜精不宜多，著重在“項目管理”、計畫與溝通能力，其次就是穩定度。如果預算足夠，再配置一位元行銷就更完美了。外部團隊，會因應不同項目尋找不同領域專家合作，我最看中的是專業度與熱誠，通過專案配合建立默契，並持續針對內容優化共同成長。提醒大家選定外部團隊一定要有備案，做最好準備也要有最壞打算。
Q4：如何做好專案(項目)管理？
運營非營利組織，做好“專案管理”至關重要。以專案管理實踐者著稱的 Agnes 劉雅雯老師，擁有20年“項目管理”經驗，不僅將專案運用在企業，更發揮在生活實踐上。上個月基金會邀請 Agnes老師做了一場公益分享，到場的學員比預期多了一倍，除了大學生外，有志工、自由職業者、老師、公務員、非營利組織與企業高管，大家對“項目管理”表示濃厚的興趣。Agnes老師特別強調: 「千萬不要為了做項目而做項目!」專案啟動前一定要弄明白如何做好專案管理，她提供以下七點作為參考：1.明確專案動機
專案失敗的主因經常是主事者（專案贊助者/專案發起者）本身不清楚為何而做，項目團隊自然更不明白為何而戰。簡單說，若沒有明確的項目動機，根本就無需耗費資源進行後續的項目規畫工作。
2.認清所處位置
有了明確方向後，務必先厘清自身所處的位置，可從內部現況、外部環境，及盤點內外部可運用資源（包括人力、財力、物力...等），就主客觀因素分析此項目之機會與風險，換言之，若是進行此項目弊大於利，項目可就此結束，省下很多資源，投入到其他必要的項目中。
3.設立目標範疇
只要認清內外局勢，結合專案動機，設立明確的專案目標與範疇，才不至於因目標不夠務實而無法達成，或是訂定了輕而易舉即可達成的目標，而大費周章做了沒必要浪費資源的專案。
4.找出關鍵因素
任何的物品，一定有其最為關鍵的本質，目標亦然，可透過資訊的收集、團隊的討論與分析工具的運用來尋求項目之關鍵成功因素，以作為工作計畫之重點。
5.建立團隊共識
由於專案是暫時性的，專案組織通常是依據實際需求臨時組成，因此建立共識是專案成功與否的至要關鍵之一，開始可藉由召開共識會議認識彼此，取得基本共識，並建制共同專案規則及溝通管道，以確保專案順利運行。
6.制定工作計畫
專案團隊依據專案目標與關鍵成功因素所達成之共識，一同展開為達目標之全面性工作計畫（即使沒有參與制定工作計畫者，亦須有工作計畫即是共識之認知，因此確認計畫前的溝通與瞭解非常重要），各個工作專案皆需由擔當者承諾工作與時程。
7.執行監控計畫
最後，就是要照表操課，落實執行工作計畫，並定期檢視結果與目標之差距，再針對差距進行即時調整。只要你能按部就班確實的做到上述7個步驟，相信你的負責專案成功自然是水到渠成。
Agnes 老師的專業分享獲得學員一致好評，接下來將針對公益團體及基金會專門設計一套馬上學、馬上練、馬上用的“專案管理工作坊”，邀請更多非營利組織一同學習交流，將專案管理運用在各式各樣的公益活動，靈活組織內外部團隊進行合作，資源互通共用，以達到資源最大化。
Q5： 疫情期間基金會運營有何不同？
過往以為在同個空間(辦公室)才有效率，疫情後發現完全不然！有效溝通協作才是關鍵，而不是坐在一起，舉「影響力教育基金會(原江華教育基金會)」為例，疫情下董事們分別在上海、臺北、紐約…等地 ，通過事先溝通，年度計畫依然可透過線上董事會達成共識。影響力講堂、職涯領航員、學涯領航員、偏鄉教育等等在設計之初就已考慮線上模式，以我本身的公益分享為例，就有來自上海、廣州、北京、香港、臺灣、美國學員參加；上個月舉辦的學涯領航員冬令營，也有超過30所高中的學生線上參與，線上作業打破地域限制，讓更多人有機會參與公益課程。
Q6： 如何辦好一場線上公益課程？
想辦好線上公益課程，除了須考量課程目的與物件外，更應在課程安排設計上充分運用線上優勢，一來參與者不再受到地點限制，二來更沒有場地空間的局限，自然有機會加大服務區域與人數而擴大影響力；加上現有科技，線上互動也更多元，對害羞的亞洲人更能暢所欲言，亦可使用即時文字溝通，使線上課程變得超乎想像的活潑有趣。線上課程設計可分前、中、後三階段思考，線上課程要考慮的點很多，事前準備工作一定要做足。
課前 先確認模式為單向、雙向或多向，除了備妥簡報與影片外，互動設計要熟悉線上軟體並事先安排課程中的互動學員。課前的各種線上測試就如同現下場布特別重要，課前一定要反覆找問題，不然問題就會出現在課堂中。
課中 就得靠主講者的特色與工作團隊搭配默契很重要，需要有助手隨時在群裡即時回應學員，提供教材包也是一種很好的教學手法。另外要記得讓學員連麥分享，這些環節都得在上課前先做好模擬下足功夫。
課後 如果有建群最好能夠在群裡總結學習重點，並分享PPT和照片。學員的回饋問卷設計與方式也要做好安排，每次課程結束務必跟專案團隊進行檢討，累積經驗，確保下一梯次不會再有相同的錯誤。
結論
變種病毒捲土重來之際，我們認清口罩與酒精將不是一時而是一世，也讓人們重新思考存在的價值與生命的意義！非營利組織就是在創造人們存在的價值與生命的意義，未來會吸引更多專業人士投入，非營利組織運營在運作上也需要更專業化、系統化，又具備靈活應變的管理工具來支援，才得以面對未知的未來，並驅動創新。
